Nella maggior parte delle aziende le ferie si chiedono a voce o per messaggio, qualcuno prende nota, e il conteggio dei giorni residui vive in un foglio di calcolo che una sola persona sa aggiornare. Funziona finché quella persona è presente.
Il percorso in Presenzia ha tre passaggi e nessuna trascrizione manuale.
1. Il dipendente invia la richiesta
Dall'app, alla voce Richiedi, il dipendente sceglie il tipo di assenza — ferie, permesso a ore, permesso per legge, malattia —, il periodo e il motivo.
Il dipendente vede da solo se la richiesta è ancora in attesa, approvata o rifiutata. È la parte che riduce di più il traffico verso l'ufficio del personale.
2. L'ufficio approva o rifiuta
Le richieste in attesa compaiono nella dashboard e nella pagina di gestione. Ogni richiesta mostra chi l'ha inviata, quando, per quale periodo e con quale motivo.
I contatori in alto danno il quadro immediato: quante richieste in totale, quante ancora da evadere, quante approvate, rifiutate o revocate. Il filtro per stato permette di lavorare solo su quelle in attesa.
Una richiesta ferma da giorni è segnalata nella dashboard: è il caso che crea più attrito, perché il dipendente ha già organizzato e aspetta una risposta.
3. Il calendario si aggiorna da solo
All'approvazione, l'assenza viene scritta nel calendario presenze del dipendente. Non serve registrarla una seconda volta.
Da qui si vede a colpo d'occhio la copertura del mese: chi c'è, chi manca e perché. È anche il punto da cui si esporta il riepilogo in Excel o PDF per chi elabora le paghe.
Lo storico
Ogni richiesta conserva traccia di chi l'ha approvata o rifiutata e in che momento. È l'informazione che serve quando, mesi dopo, qualcuno chiede come mai una certa assenza risulta in un modo o nell'altro.
Nota editoriale: maturazione delle ferie, permessi retribuiti e permessi previsti dalla legge dipendono dal CCNL applicato e dalla normativa vigente. Questo contenuto ha scopo informativo e non sostituisce la consulenza di un consulente del lavoro.