Tutto quello che Presenzia calcola — ore lavorate, straordinari, ritardi, assenze — nasce dal confronto tra quello che è stato timbrato e quello che ci si aspettava. Il profilo orario è dove si dichiara cosa ci si aspetta.
È la configurazione più importante del sistema: se è sbagliata, tutto il resto lo sarà di conseguenza.
L'elenco dei profili
Un'azienda ne ha in genere pochi: un tempo pieno, uno o due part time, eventualmente un turno serale. Il pulsante Duplica serve proprio a questo: si parte da un profilo esistente e si cambia solo ciò che differisce, invece di ricompilare tutto.
Cosa contiene un profilo
- I giorni lavorativi e l'orario di ciascuno: è la parte che determina quando il sistema si aspetta una timbratura
- La percentuale di lavoro e le ore settimanali, da cui derivano i conteggi del monte ore
- La tolleranza in entrata e l'arrotondamento da applicare agli orari timbrati
- La pausa: se è retribuita, se va timbrata, dopo quanto tempo scatta un'anomalia
- Ferie e permessi maturati nell'anno
- Lo smart working, se consentito e per quanti giorni al mese
Nota editoriale: durata dell'orario, pause e riposi dipendono dal CCNL applicato e dalla normativa vigente. I valori impostati nei profili vanno verificati con il consulente del lavoro: questo contenuto ha scopo informativo e non sostituisce quella consulenza.
Il giorno non lavorativo
Ogni giorno della settimana si può disattivare singolarmente. È il punto che conviene controllare per primo quando compaiono anomalie inspiegabili: se un profilo considera lavorativo il sabato per chi il sabato non lavora, il sistema aprirà un'anomalia di entrata mancante ogni sabato, per ogni dipendente con quel profilo.
Quando si vedono anomalie ripetute sempre negli stessi giorni della settimana, la causa è quasi sempre lì.
Quando l'orario cambia ogni settimana
Il profilo settimanale non basta se l'orario ruota: una settimana di mattina, una di pomeriggio, una di notte. Per questi casi ci sono i cicli turni.
La prima colonna è il profilo attualmente attivo; dalla seconda in poi si costruisce la rotazione. Si sceglie un profilo dalla colonna di sinistra e lo si applica alla settimana desiderata. Finito il ciclo, il sistema ricomincia dalla prima settimana senza che nessuno debba intervenire.
È il modo per gestire i turni rotativi senza rifare la pianificazione ogni mese.
Cosa controllare dopo aver creato un profilo
- Che i giorni non lavorativi siano davvero disattivati
- Che le ore settimanali dichiarate corrispondano alla somma dei giorni
- Che la tolleranza in entrata sia coerente con l'organizzazione reale
- Che il profilo sia stato assegnato ai dipendenti giusti, con la data di decorrenza corretta